De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en is per 25 mei 2018 ingegaan. De AVG geldt ook voor ons als Historische Vereniging Schagen en Omstreken. De AVG versterkt de positie van mensen van wie gegevens worden verwerkt, zoals bijvoorbeeld in een ledenadministratie. Zij krijgen nieuwe privacy rechten en bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden (compliance). De AVG bevat diverse elementen, waaronder verplichtingen voor organisaties op het gebied van verantwoording, registratie & transparantie) en zwaarder toezicht met een fors boeteregime voor niet naleving. Dit alles dwingt organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen in te voeren om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de AVG.
Langs deze weg geven wij aan hoe wij als Historische Vereniging Schagen en omstreken omgaan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en welke gevolgen dit heeft voor u als lid van onze verening. Het bestuur doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar leden te verwerken op een manier die voldoet aan de AVG. Zo zijn uw gegevens veilig opgeslagen, niet vrij toegankelijk en worden ze niet zonder uw expliciete toestemming gedeeld met andere organisaties.
De gegevens die wij van u hebben bij onze vereniging heeft u ons verstrekt bij het aangaan van het lidmaatschap. Het betreft persoons en adresgegevens, bankrekening en email. Deze gegevens worden bijgehouden in een ledendatabase die beveiligd is met een wachtwoord op de computer van de Ledenadministratiebeheerder en de penningmeester. Slechts het Dagelijks Bestuur (Voorzitter, secretaris, penningmeester, kortweg het DB) en de ledenadministrateur hebben toegang tot deze gegevens. Zij zijn de verplichting aangegaan de gegevens van de leden van onze vereniging zorgvuldig te behandelen. Het DB bepaalt of er gegevens worden gedeeld met externen, dit alleen met de expliciete toestemming van de eigenaar; onder vermelding van de gegevens die worden gedeeld en het doel.
Onderstaand geven we u inzicht in hoe wij met uw gegevens omgaan en met welk doel. U heeft altijd het recht om uw gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten wissen. De gegevens zijn niet gekoppeld aan andere registratiesystemen en worden dus niet automatisch bijgewerkt bij veranderingen.
De gegevens: geslacht, voorletters, naam en achternaam, tussenvoegsels en titels gebruiken we om u te kunnen identificeren als lid en u correct te adresseren. Adres, postcode, woonplaats gebruiken we om de mogelijkheid te hebben om mededelingen naar uw huisadres te sturen. Zo gebruiken wij ook uw privé e-mailadres voor communicatie tussen ons en u om u snel op de hoogte te stellen van activiteiten en mededelingen. Ook telefoon mobiel en/of vast gebruiken we uitsluitend voor onderlinge communicatie met u.
Bankgegevens, inclusief handtekening is nodig voor de jaarlijkse inning van de lidmaatschaps-contributie, indien er een incasso regeling is aangegaan. De datum waarop u lid bent geworden gebruiken wij alleen voor statistieken over het verloop van ons ledenbestand. Net als de datum waarop u uw lidmaatschap beëindigt.
Deze gegevens worden bewaard zolang u lid bent. Aan het einde van ieder kalenderjaar worden de gegevens van leden die hun lidmaatschap in dat jaar hebben opgezegd, verwijderd uit de actieve ledendatabase, met dien verstande dat het bestuur van de Historische Vereniging Schagen en omstreken wettelijk verplicht is om alle financiële gegevens tenminste 5 jaar te bewaren.
